Bâtir et maintenir des organisations hautement performantes qui prospèrent dans le lieu de travail virtuel

La question est de savoir dans quelle mesure les leaders peuvent s'adapter à cette nouvelle réalité. La productivité peut-elle être assurée tout en maintenant le moral de l'équipe avec une main-d'œuvre cohésive et engagée ?

Dans ce blog, nous faisons les choses un peu différemment. Sean Casey de Pender and Howe a récemment discuté avec Shane Spraggs, co-auteur de The Power of Remote: Building High Performing Organizations That Thrive in the Virtual Workplace. Ses idées sont présentées tout au long de cet article.

Intégration des leaders en mode hybride ou à distance

Mettre en place un leadership efficace pour un environnement de travail hybride ou à distance commence par le processus d'intégration. 

Une intégration efficace est cruciale, en particulier pour les leaders à distance ou hybrides. Le bon plan d'intégration sert deux objectifs principaux : il familiarise les employés avec leur nouveau rôle et les intègre également dans la culture de l'entreprise, favorise les connexions et les prépare pour le succès à long terme.

Toutefois, un processus d'intégration bien structuré doit s'étendre au-delà de la première semaine.

« Pour moi, l'intégration, c'est tout ce qui doit se passer pour qu'un nouvel employé devienne un employé performant — atteindre le point où il travaille à 100 % », a déclaré Spraggs. « Donc, cela prend probablement plus d'une semaine ; c'est au moins un mois, vraisemblablement trois mois, avec un plan pour les amener de zéro à 60. »

Lors de l'intégration de leaders à distance, il est essentiel d'identifier les traits clés qui les aident à s'épanouir dans un environnement virtuel. De solides compétences sociales, une curiosité pour la technologie et une communication efficace basée sur le texte sont essentielles. Dans l'expérience de Spraggs, l'empathie — la capacité à reconnaître et comprendre les émotions des autres — joue un rôle crucial dans la construction d'équipes distantes performantes.

Établir des connexions le plus tôt possible peut rapporter d'énormes dividendes plus tard. Une stratégie utile que Spraggs préconise est l'attribution d'un "buddy d'intégration". Cette personne ne doit pas être directement impliquée dans la relation manager-subordonné mais peut être un pair et une ressource pour le nouvel employé.

Réunions et messagerie : le bon, le mauvais et le terrible

Les réunions sont cruciales pour maintenir les équipes alignées, mais elles peuvent rapidement devenir contre-productives si elles ne sont pas gérées et planifiées correctement. Pendant la pandémie, lorsque les entreprises sont passées au travail à distance, le nombre de réunions a augmenté car les gens ont commencé à planifier du temps pour ce qui aurait normalement été des conversations informelles au bureau.

Pour le dire gentiment, les réunions ont été incontrôlables. Avoir trop de réunions est prouvé comme étant contre-productif.

Les leaders efficaces doivent s'assurer que les réunions ont un objectif clair et un ordre du jour. Spraggs suggère de suivre les actions à partir des réunions pour éviter de perdre le fil des engagements pris pendant les réunions à distance.

Il prône également l'utilisation de la technologie pour enregistrer et transcrire les réunions. « Cela aide à créer des comptes rendus rapidement et à s'assurer que rien n'est oublié en raison des nombreuses distractions qui peuvent survenir lors de réunions à distance », a-t-il déclaré. 

Pour les leaders, savoir à quelle fréquence les réunions doivent avoir lieu est souvent difficile pour les équipes à distance. Bien que la cadence puisse varier en fonction des besoins de l'équipe, Spraggs a déclaré que la plupart des équipes bénéficient d'une vérification hebdomadaire, ainsi que de réunions individuelles entre les managers et les membres de l'équipe. 

En plus des réunions virtuelles, investir dans des rassemblements en personne périodiques — comme des rencontres trimestrielles d'équipes — peut s'avérer très bénéfique. « Pensez à l'argent que vous économisez en réduisant les frais d'espace de bureau », a déclaré Spraggs. « Ces connexions en personne renforcent les relations et aident à renforcer la culture d'équipe d'une manière que les réunions virtuelles ne peuvent pas reproduire. »

Alors, quand utiliser les emails et quand envoyer des messages instantanés ?

Selon Spraggs, l'email devrait être utilisé principalement pour des faits et non pour des conversations en cours ou des discussions informelles. « Les nouvelles informations ne devraient pas être partagées par email ; d'autres outils plus dynamiques, comme la messagerie instantanée, sont préférés. » Après tout, l'email convient mieux à la communication formelle ou approfondie.

Qu'en est-il du RTO (Retour au Bureau) : est-ce pour tout le monde ?

Le débat sur le retour au bureau se poursuit, et il n'y a pas de solution universelle. 

Tout récemment, Amazon a imposé un retour au travail de 5 jours par semaine pour les employés de bureau. Les experts disent que d'autres entreprises ne tarderont pas à adopter la même politique de RTO. 

Il est difficile de prédire si un retour complet au bureau se produira dans votre entreprise. Au lieu d'une approche tout ou rien, de nombreuses entreprises adoptent des modèles hybrides qui combinent les avantages du travail à distance et en personne. Cette flexibilité répond à divers besoins des employés et peut améliorer la satisfaction au travail ainsi que la productivité.

Que le RTO fonctionne dépend de nombreux facteurs. Selon Spraggs, Amazon pourrait être une exception, car les grandes entreprises rencontrent plus de difficultés à imposer un retour au bureau. Les startups et les petites entreprises trouveront bien plus facile de maintenir la flexibilité pour le travail à distance, tandis que les rôles nécessitant une présence physique, tels que les soins de santé et la fabrication, nécessitent généralement que les employés soient sur le lieu de travail. 

En fin de compte, la pertinence des mandats RTO dépend d'une évaluation nuancée des besoins spécifiques, de la culture et des considérations logistiques de chaque entreprise. « Une approche unique est rarement efficace, et écouter les retours des employés et s'assurer d'une communication et d'attentes claires sont vitales pour le succès de toute politique », a déclaré Spraggs. 

Pour de nombreux travailleurs intellectuels, le travail à distance est là pour rester, et les leaders doivent s'adapter en conséquence. Cependant, les entreprises doivent établir des lignes directrices claires, en veillant à ce que la décision de rester à distance ou de revenir au bureau s'aligne avec les besoins de leur secteur, de leur main-d'œuvre et de leurs objectifs.